[b] bizMode｜世界のデジタルトレンドを読む（@shinojapan）

この記事は、面白かったですか？はい / いいえ

これは、地味に便利なのでは。
Excelで表を作り、それをhtmlに置き換えてくれるサービスを発見。
わざわざテーブルを組む作業をせず、わずか数十秒で、htmlタグを生成してくれる。
　
続きを読む >>

本日発売の、日経アソシエにわたくし（篠塚孝哉）が出ております。
ちなみに、今朝の日経新聞にも写真がボカンと出てました・・・。

ご紹介させていただいた仕事術は、メールでのタスク管理術で、
２ページにわたる、編集記事を組んで頂きました。（本当に感謝です！）
詳細は、コンビニや駅売店で購入して、見て頂ければ幸いです。

関係者の皆様、本当にありがとうございました。
非常に貴重な体験をさせていただきました。感謝×感謝です。

以下、内容です。こちらのサイトから抜粋。

1. 特集　整理達人のスゴ技
* （024p）
* 【 CASE編 】（026p）
* 「仕組み」を作って自動処理（026p）
* iPhoneでデータ整理が不要に（028p）
* クリアホルダー200％活用術（030p）
* メールを使ってタスクを整理（032p）
* 「 仕掛りBOX 」で書類を共有（034p）
* 「コックピット化」でムダ撲滅（036p）
* アイデア整理を付箋で（038p）
* あふれた書類はゴミ箱へ（040p）
* 斬新な発想を生む「スリム化」（042p）
* 書類はスキャンして即廃棄（044p）
* 「マルチ画面」で書類を一覧（046p）
* 「ユニット化」で段取り力を向上（048p）
* 【 PRACTICE編 】（050p）
* 「片づけられない人」の机周りを片づける（050p）
* 【 INTERVIEW 】（052p）
* 岡田 斗司夫 氏が語る　メモするだけで片づく「レコーディング整理術」（052p）
* 【 GOODS編 】（054p）
* 整理をサポートするユニークアイテム（054p）
* 安くて便利な100円整理グッズ（056p）
* 付箋を情報整理のツールとして使う（058p）

日頃から、クライアントとの商談、社内での会議、また自分一人でと、
ノートに書き込む(ノートテイキング)という行為は、重要な “情報の保存手段” の一つかと思います。

が、後でノートを見返した時にいつも感じることが、

・体裁が整っておらず、必要な情報の検索に時間がかかる。
・そもそも、必要な情報が見つからないことがある。
・タスクが分散していて、何から手を付ければいいか分からない。

など、僕自身の現状には、色々な問題が見えてきました。
上記のような状態だと、ノートを取ることが目的化している可能性があり、
ノートを書いたけど、書きっぱなしで実はなんの役にも立っていないかもしれません。
あなたのノートテイキングや、ノートの情報管理はどうですか？


そこで、今僕がトライアルしている方法が、今すぐに実戦できるノートテイキング術です。


１枚のノートを分割し、ゾーン毎に記述する内容を決めて書き出す。
というシンプルな手法です。


メリットは、二つ。
①　講義/商談中：吸い取った情報を、書き出しやすい。
②　講義/商談後：読み直すとき、読みやすい。タスク/質問したいことが明確。

ちなみに、ゾーンの使い方は自由で、３等分にする必要もありません。
４等分でも構いません。また、縦横も自由で、ご自身が見やすいと思える状態が重要です。
下記は、僕が実際に導入している分割方法です。以下、参考になれば幸いです。

▲各ゾーン毎に、書く内容を変えるコーネル式

　　・レバレッジ仕事術に関する記事
　　・ノートテイキングに関する書籍：「情報は一冊のノートに！情報整理ノート」

メールを送るときに、いつも使用する文章をワード登録する、というのは
以前にご紹介済みですが、今回の技は、メールの件名だけで、相手に用件を伝えるというモノです。


導入方法は、この上なく簡単です。
[EOM]（＝ end of message）と言う文を、メール件名に入れるだけ。以上！


たとえば、こんな感じになります。

件名：今日のランチ、11時半でどうですか？[EOM]
件名：本日の○○会議は 16時～ に変更になりました。[EOM]
件名：了解です。[EOM]Re:本日の○○会議は 16時～ に変更になりました。

といった具合で、件名だけで用件を伝えることができるようになります。
具体的なメリットや、効果は幾つかありますがたとえば・・・。

①　メールを送る側の、負担が大幅に減ります。（時短）
②　メールを読む側も、負担が減ります。本文を開かなくていいので。（時短）
③　件名を分かりやすく書けるようになります。（パフォーマンス向上）
④　送った側の方が、99.9% 意図を理解してくれます。（効率の上昇）
⑤　[EOM]が浸透すればするほど、効率が上がります。

メールを打っている時間って、一日の中でも結構時間を割いていますよね。
ここを削りにいける [EOM] を、活用しない手はありません。ね。
不要なものは消去/削減しにいく。これが、効率化におけるキーファクターですね。

　　・レバレッジ仕事術に関する記事
　　・ライフハッカー　件名だけで用件を終わらす！

仕事術も連載第三回目です。
※ちなみに、過去の記事はこちらから全て読むことができますよ。


今回は、「あの人、最新情報をなんでも知ってる・・・。なんでだろう？」
なんてことを、過去に思ったことがある方にとって、お役立ちな情報をご紹介します。
きっと、こんな方法を駆使すれば、あなたも情報通に近づけるはず。


◆効率的な情報収集術
google alertを活用した方法をご紹介いたします。


既に、活用されている方も多いとは思いますが、このgoogle alert。
自分が気になっている “ワード” を登録しておくだけで、
そのワードを含んだ最新newsがメールで届くという仕組みです。
たとえば、僕は “楽天トラベル” というワード登録をしていますので、
楽天トラベルに関する記事やニュースなどの最新情報が、常々届きます。



▲googleアラートの受信メール例




これだけで、楽天トラベルに関する情報収集はばっちりです。
googleのロボットが動きまわって探す都合、ニュースの時間差がありますが、
どんなに遅くても２４時間以内には、メールがやってきます。

・google アラートを使用する三つのメリット
　　①　時短★　　 わざわざニュースサイトに足を運ばなくても良い
　　②　楽ちん★　　 指定したメールアカウントに届くので、いつもの画面で読める
　　③　最新★　　 更新されてから届くので、情報鮮度が非常に高い


・とっても簡単な設定は３ステップ
　　①　まずはgoogle alertのトップページへ
　　②　右側のパネルにワードを登録し、受信希望メールアドレスを入力する
　　③　配信頻度を設定し、完了です。

▲登録画面はこんな感じのシンプルなＵＩです。




もちろん、趣味に関するワードなどでも、登録することが可能です。
是非、効率的に情報を収集し、情報通に近づいちゃってください。

　　・レバレッジ仕事術に関する記事
　　・グーグルアラート：http://www.google.com/alerts

今回ご紹介するハックは、windowsに標準装備された”単語登録”を駆使し、
キーボードのタイピング数（打鍵数）を、最小限にするという仕事術です。

①　そもそも単語登録って何？
これは、windowsにある標準装備された機能（ＩＭＥ）で、独自の変換情報を作れるという機能です。一般的には、自分の名前が変換で出てこない時や、もの凄く変わった地名などを登録したりします。今回は、名前はもちろんですが、その他のフレーズも登録すると大幅に効率が上がる点について触れてみました。


②　たとえばどうやって使うの？
僕のメールアドレスは、shino×××@googlemail.comを使用していますが、
いちいち入力せずに、「あど」 ⇒ shino×××@googlemail.comと紐づけます。
すると、これ以降、僕はアドレス入力をせずに、あどと入れればアドレスが出ます。


③なんで？
タイプする回数（＝打鍵数）が激減し、結果的に文章入力速度が大幅に上がります。

ここからが、僕が実際に単語登録をしている一部抜粋です。
あくまで、あなたの業務内容によって、登録すべき単語が変わります。
是非、業務にあわせた単語登録をしてみてください。
※あまり一気に登録しすぎると、忘れちゃいますので注意です。


あど⇒shino×××@googlemail.com
おつ　⇒　お疲れ様です、●営業部　営業●Ｇの篠塚です。
いつ　⇒　いつも大変お世話になっております。（株）●●の篠塚です。
あり　⇒　ありがとうございます。or ありがとうございました。
たい　⇒　大変お手数をおかけいたしますが、
よろ　⇒　宜しくお願いいたします。
でんわ　⇒　080-2002-●▲×★ or 03-●★▲×-6375
や　⇒　　”←” or “→” or “↓” or “↑” （各矢印マークが出ます。）


最後に、単語の登録方法です。
下記の方法を繰り返し、打鍵数を最小化しましょう。

▲デスクトップ下のタスクバーから探します。





▲１→２の順番にクリックします。





▲読み（＝タイプするワード）と、語句（＝変換後のワード）を登録します。




◆補足
そもそものタイピング速度を上げにいくというのも、効果的な効率化だと考えられます。
僕は、こちらのサイトにたまに訪れ、ゲームをしています。
過去のベストは全国ランキング150位でした。なかなか燃えますよ・・・

　　・仕事術に関するエントリー
　　・タイピング練習サイト：e-typing～インターネットでタイピング練習～

webpageをプリントスクリーンして、画像を切り抜いて、パワーポイントに貼り付けて、
エクセルもプリントスクリーンして、切り抜いて、パワーポ・・・。
あ～・・・やっと企画書が完成した、、、　　なんてコト、よくありますよね。
この、プリントスクリーン→画像切り抜き、という作業は、手間も時間も結構かかります。
が、今回は、そんな作業を意図も簡単に解決してくれる超便利なソフトをご紹介です！

それは、とあるキャプチャーソフト（※）です。
※ディスプレイに表示されている静止画像や動画像を、画像データとしてファイルに保存するソフト。
これさえあれば、いつでも、欲しい部分だけを、好きな画像形式（.jpg .gif .png）で、GET出来ます。
そんなナイスなソフトが、raptureです。（※window Vistaでは動作しません。）

★活用するための４ステップ
①　まずはraptureをダウンロード！zipファイルを解凍
②　おにぎりマークのロゴをダブルクリック（インストールいらずです。）
③　欲しい画像を、左クリックしながら選択します。
④　右クリック→保存→ファイル形式を指定して保存。

以上で、完了です。
特に、画像の一部分を欲しい時などにはオススメの方法です。
是非、今後のツール作りなどに活用頂ければ幸いです。